使用独立账号和角色权限，让团队协作过程更容易复核。
按文件、项目和分享入口控制团队及访客的访问范围。
结合访客记录和安全记录处理交付后的跟进与风险。
成员账号与角色
企业管理员可以按成员职责安排团队空间中的参与方式。使用独立成员账号比多人共用一个账号更容易确认谁参与了文件处理，也便于在成员状态变化时及时调整权限。
- 按岗位和实际工作需要分配角色
- 避免把所有者、管理员、删除或导出权限长期开放给无关人员
- 成员离开或职责变化时及时清理账号和过度授权
团队文件与权限
团队文件的访问范围应与项目、岗位和交付对象对应。管理员需要同时考虑文件夹、文件、分享入口以及原文件下载等不同范围，避免为了方便协作而把全部资料开放给所有成员。
- 按项目或工作范围划分文件和分享对象
- 对读取、编辑、删除、分享、导出和原文件下载分别复核
- 重要资料采用最小必要权限，并在项目结束后回收
访客记录与安全审计
对外分享后，团队可以回到平台检查访客、时间和内容范围等记录，在需要时暂停或收回平台访问入口。安全记录用于过程核对和风险处置，不等于对访客背景或业务结果作出判断。
- 发送前确认访客范围、验证方式、有效期和下载规则
- 根据访问情况决定跟进、更新版本或暂停分享
- 导出记录后仍要按团队权限和业务目的保管
关于成员与权限，你可能还想知道
企业为什么不应共用一个账号？
独立成员账号更便于按职责分配权限和核对操作过程，也便于成员状态变化时及时停止其访问。
企业团队应该先配置什么？
建议先确定成员职责和文件范围，再配置角色、分享对象、验证方式、有效期、下载规则和记录查看权限。
访客记录能证明对方已经认可文件吗？
不能。访客记录只反映平台内的访问过程，不代表对方已经阅读、接受或作出购买、签署等业务决定。