把在线审阅与原文件保存拆成两个阶段。
组合密码、身份验证或访问申请后再打开资料。
按期限、次数、下载和打印设置控制访问过程。
对方需要先看内容，不一定马上拿到原文件
提案、作品、合同和报告常常需要先确认内容，再决定是否下载、打印或进入下一步流程。受保护的文件预览给这一步一个独立入口，减少“为了让对方看一眼就交出原文件”。
- 先让对方在浏览器里查看当前版本
- 把是否保存原文件交给分享规则判断
- 需要正式交付时再调整规则或发布明确版本
预览前先确认访问条件，预览中再遵守操作限制
访客先通过分享所配置的密码、身份验证或访问申请，再进入预览。阅读过程中，有效期、次数、下载和打印设置共同决定本次查看方式。
- 按收件人关系决定是否增加身份验证
- 对阶段性材料设置期限或查看次数
- 把下载和打印作为独立的交付选择
评审型资料最适合先预览
设计方案、销售报价、合同草案、项目报告和作品集都适合先在线评审。让客户、合作方或评审人员通过链接查看当前内容，确认反馈后再进入修订或原文件交付阶段。
- 适合外部客户、合作方、学员和评审人员
- 建议从非敏感测试文件确认访问效果
- 结合水印和访问记录，保留交付上下文
让接收人顺利完成验证与阅读
发送前使用接收人常用的设备打开分享链接，从验证入口进入预览，检查内容完整性、翻页与缩放，再确认水印和下载、打印设置。将这一轮检查用于后续同类资料交付。
- 访问者水印可以增加来源线索
- 版本修订时先暂停入口，更新后再重新发布
- 对需要离线编辑的收件人另行安排原文件交付
关于受保护的文件预览，你可能还想知道
什么文件适合使用受保护的在线预览？
需要先审阅、评审或确认内容的方案、作品、合同草案、报价和报告都适合；如果对方必须离线编辑，应再单独安排原文件交付。
在线预览和下载权限如何搭配？
在线预览用于浏览器阅读，下载和打印可以分别配置。评审阶段可限制下载与打印，正式交付时再按业务需要开放原文件。
发送预览链接前要检查什么？
以接收人身份完成验证，检查页数、文字、图片和翻页操作，再确认水印、下载、打印及有效期设置。手机接收人较多时，也在手机上检查一次。