让不同岗位按职责参与文件交付，而不是共享同一个账号。
明确谁能分享、处理申请、查看记录或管理团队成员。
把离职、转岗和项目结束带来的权限变化纳入管理。
团队权限不是让所有人都能处理所有文件
销售、设计、项目、法务和管理员在一次交付中承担的责任不同。团队权限应先回答谁能创建分享、谁能处理访问申请、谁能查看记录，再决定成员如何协作。
- 把成员、员工账号和岗位职责对应起来
- 只给完成工作需要的操作权限
- 让资料负责人知道谁可以代表团队处理分享
角色要能解释每个成员可以做什么
清楚的角色分工可以减少误发、误改和无人处理的情况。创建者负责设置分享规则，相关成员负责处理申请，管理人员负责复核团队权限和安全记录。
- 避免用共享账号代替成员权限
- 将分享管理和安全记录查看区分开
- 重要操作由明确负责的人处理和复核
离职、转岗和项目结束都需要更新权限
团队权限不是一次配置就永久有效。成员离职、转岗、项目结束或业务负责人变化时，应及时复核账号、角色、分享和记录查看范围。
- 把成员变更纳入企业自己的离职流程
- 定期检查长期未使用或职责变化的账号
- 团队权限和访客分享规则分别复核
关于团队权限管理，你可能还想知道
团队权限管理应该先设置什么？
先列出成员和岗位责任，再明确谁能创建分享、处理访问申请、查看访问记录和管理成员，最后按实际工作需要授予权限。
团队成员权限和访客查看权限有什么区别？
团队成员权限管理内部协作者能做什么，访客查看权限管理外部收件人能否打开和如何查看，两者需要分别配置。
员工离职后只删除账号就够了吗？
还需要结合企业流程复核其负责的分享、相关资料和记录查看范围，确认后续工作由谁接手；具体处理以当前账号权限和企业制度为准。